Privacyreglement

Algemene begripsbepalingen

In dit privacyreglement wordt gesproken over Hoogstede Coaching en Re-integratie, Opdrachtgever en over Kandidaat. Ook wordt over Derden gesproken.

Hoogstede Coaching en Re-integratie is een eenmanszaak. Marion Hoogstede is eigenaar en CMI-gecertificeerd en geregistreerd loopbaanprofessional. Zij voert werkzaamheden uit en levert diensten voor opdrachtgevers. Dit kan het UWV zijn of bijvoorbeeld de gemeente of uw werkgever.

Onder Opdrachtgever wordt verstaan: de organisatie of persoon die aan Hoogstede Coaching en Re-integratie de opdracht verstrekt werkzaamheden te verrichten en/of diensten te verlenen. Deze organisatie of persoon is verantwoordelijk voor de betaling van deze overeengekomen en/of geleverde werkzaamheden en diensten.

Onder Kandidaat wordt verstaan: de persoon die gecoacht en begeleid gaat worden, hetzij in een re- integratietraject het zij in een outplacementtraject of coaching traject.

Opdrachtgever en Kandidaat kunnen dezelfde persoon zijn.

Onder Derden wordt verstaan: psychologen, testbureaus en potentiele werkgevers (die bijvoorbeeld een werkervaringsplaats of tijdelijk werk aanbieden), waaronder ook uitzendbureaus, connecties van Hoogstede Coaching en Re-integratie die de kansen op werkbemiddeling kunnen vergroten.

In dit reglement is de mannelijke vorm gebruikt; voor hem kan ook haar gelezen worden.

Bijzondere gegevens

Bijzondere gegevens zijn de eventuele medisch gerelateerde gegevens van Kandidaat zoals deze staan vermeld in de Functionele Mogelijkheden Lijst (FML) of de Lijst Arbeidsmogelijkheden en beperkingen(LAB) die door de bedrijfsarts wordt aangereikt. Ook het arbeidsdeskundig rapport dat wordt afgegeven door de arbeidsdeskundige valt hieronder, evenals testen die door een psycholoog zijn afgenomen. Hierbij valt te denken aan een beroepskeuzetest.

Verwerken van gegevens

Onder het verwerken van gegevens wordt verstaan het opvragen, verzamelen, ordenen, vastleggen, bijwerken, wijzigen, raadplegen, interpreteren, inzetten, het in overleg met Kandidaat doorzenden en ter beschikkingstellen (bijvoorbeeld van het cv naar een P&O functionaris), wissen en vernietigen van gegevens.

Gegevens van de kandidaat

Hoogstede Coaching en Re-integratie verwerkt de gegevens die haar opdrachtgever bij aanvang van en tijdens het re-integratietraject verstrekt. Dit zijn gegevens als naam, adres inclusief postcode, geslacht, geboortedatum, sofinummer, telefoonnummer, e-mailadres, burgerlijke staat, nationaliteit, werkervaring, opleiding, certificaten en diploma’s, kwaliteiten en leerdoelen, interesses en mogelijkheden op de arbeidsmarkt, gegevens over een eventuele uitkering, de eventuele eerste ziektedag. Ook betreft het beschrijvingen van situaties waar Hoogstede Coaching en Re-integratie rekening mee moet houden om een goed verloop van het re-integratie-, outplacement- of coaching traject en goede bemiddeling naar ander en passend werk mogelijk te maken (in het kader van BW 7 artikel 658a lid 5).

Rapportages

Hoogstede Coaching en Re-integratie maakt in goed overleg een plan van aanpak. Dit plan is de basis voor het re-integratie-, outplacement-, of coaching traject. Het verloop en het resultaat van het traject wordt na elk voortgangscontact aangevuld met eventuele nieuwe ontwikkelingen rondom de situatie van Kandidaat. Dit zijn de zogeheten voortgangsrapportages. Kandidaat levert daar zelf ook informatie voor aan, bijvoorbeeld voortvloeiend uit de door hem uitgevoerde acties en opdrachten.

Zowel in een re-integratietraject als in een outplacement- of coaching traject wordt aan het eind van elke fase in grote lijnen gerapporteerd aan de werkgever welke stappen zijn gezet en wat de resultaten hiervan zijn. Dit gebeurt pas nadat Kandidaat zich akkoord heeft verklaard met de inhoud van de rapportage. Voor het re- integratietraject geldt daarnaast: is Kandidaat het niet eens met (passages in) de rapportage dan wordt getracht tot een tekst te komen waar overeenstemming over bestaat. Is dit echter niet mogelijk dan worden de opmerkingen van Kandidaat als kanttekeningen meegenomen in de uiteindelijke rapportage.

Waarom is gegevensverwerking nodig?

De gegevens en informatieverwerking is nodig om verantwoording af te kunnen leggen aan de opdrachtgever. Dossiervorming is een verplichting van de werkgever in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter. Daarnaast dient het als een voortgangsbewaking van de kwaliteit van het traject en het bevorderen van een heldere communicatie met Kandidaat, met zijn werkgever en ook met de bedrijfsarts, arbeidsdeskundige of een casemanager. Deze gegevens zijn ook nodig om goed in te kunnen inschatten of een werkgever of functie geschikt is voor Kandidaat.

Dit alles met als hoofddoel Kandidaat te kunnen (her-)plaatsen in een duurzame (beter) passende nieuwe werksituatie. Dit kan ook zijn een overeenkomst van opdracht voor de duur van minimaal drie maanden of een werkervaringsplaats die als opstap geldt voor het vinden van duurzaam passend werk.

Looptijd en inwerkingtreding

Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van toepassing gedurende het gehele traject en gedurende de looptijd van de registratie van het traject.

Dit reglement is in werking getreden met ingang van 1 januari 2017.

Artikel 1. Toepasselijkheid van deze voorwaarden

Dit reglement is van toepassing op iedere aanbieding of offerte van en overeenkomst met Hoogstede Coaching en Re-integratie.
De toepasselijkheid van andere voorwaarden van de Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Persoonsgegevens en bijzondere gegevens worden verwerkt als er sprake is van een overeenkomst met een opdrachtgever die een wettelijke inspanningsverplichting tot re-integratie van zijn werknemer heeft, of als er een outplacement of coaching overeenkomst aan ten grondslag ligt.

Opdrachtgever verklaart bij het schriftelijk verlenen van een opdracht akkoord te zijn gegaan met dit reglement.

Indien één of meerdere bepalingen in dit reglement op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd mochten worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Hoogstede Coaching en Re-integratie en Opdrachtgever zullen alsdan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel als mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepalingen in acht worden genomen.

Indien onduidelijkheid bestaat omtrent de uitleg van één of meerdere bepalingen van dit regelement, dient de uitleg plaats te vinden ‘naar de geest’ van deze bepalingen.
Indien zich tussen partijen een situatie voordoet die niet in dit reglement geregeld is, dient deze situatie te worden beoordeeld ‘naar de geest’ van dit reglement.

Artikel 2. Verantwoordelijkheid

1.

Het is de verantwoordelijkheid van Hoogstede Coaching en Re-integratie om er zorg voor te dragen dat er voorzieningen zijn ter bevordering van de

  • volledigheid en juistheid
  • veiligheid
  • onaantastbaarheid

van de opslag van gegevens.

2.
Hoogstede Coaching en Re-integratie draagt er zorg voor dat slechts Opdrachtgever en Kandidaat toegang hebben tot de persoonsgegevens en bijzondere gegevens die in het bezit zijn van Hoogstede Coaching en Re- integratie. Er kan in overleg en met schriftelijke toestemming van Kandidaat worden besloten om zijn persoonsgegevens door te zenden naar Derden. Dit omwille van een goed verloop van het traject.
Indien er sprake is van een wettelijke verplichting om persoonsgegevens te verstrekken aan Derden, zoals in het kader van re-integratieactiviteiten, dan is deze toestemming niet vereist.

3.
De verstrekking van bijzondere gegevens aan Derden is nimmer toegestaan.

4.
Hoogstede Coaching en Re-integratie krijgt hierbij wel toestemming om het cv van Kandidaat ten behoeve van het sollicitatieproces aan Derden ter beschikking te stellen. Een voorbeeld daarvan is het benaderen van een uitzendbureau of de connecties van Hoogstede Coaching en Re-integratie ter bevordering van het positief verloop van het re-integratie-, outplacement-, of coaching traject.

5.
Hoogstede Coaching en Re-integratie kan vrijblijvend Opdrachtgever adviseren Derden in te schakelen wanneer het traject hierom vraagt. Het is aan Opdrachtgever of hij dit advies opvolgt.

Artikel 3. Recht van inzage en correctierecht Kandidaat

1.
Kandidaat heeft het recht om zijn geregistreerde gegevens in te zien.

2.
Indien Kandidaat een wijziging wenst van zijn gegevens in de registratie, dan wordt dit verzoek digitaal aan Hoogstede Coaching en Re-integratie doorgegeven en zal hieraan -bij geen bijzonderheden- uitvoering worden gegeven.

3.
Zonder daarmee in gebreke te komen, kan Hoogstede Coaching en Re-integratie een verzoek tot wijziging van de gegevens weigeren, indien dit in kwalitatief en/of kwantitatief opzicht gevolg zou kunnen hebben bijvoorbeeld voor de in dat kader te verrichten werkzaamheden of te leveren diensten. Een weigering is altijd met redenen omkleed.

Artikel 4. Recht van inzage Opdrachtgever

1.
Opdrachtgever heeft alleen het recht op inzage van het procesdossier van Kandidaat. In het procesdossier staan de stappen die gezet zijn en de resultaten die deze stappen opgeleverd hebben. Er worden geen uitkomsten van tests, persoonlijke ervaringen of inhoudelijke overwegingen van Kandidaat in vermeld.

2.
Rapportages worden, voor deze aan Opdrachtgever worden voorgelegd, eerst aan Kandidaat ter accordering voorgelegd. Mocht Kandidaat niet reageren dan wordt hij binnen twee dagen nogmaals geattendeerd. Mocht opnieuw een reactie uitblijven dan mag Hoogstede Coaching en Re-integratie na twee dagen het rapport voorleggen aan Opdrachtgever eventueel met later nagezonden opmerkingen van Kandidaat.

Artikel 5. Wijziging of vernietiging van gegevens

1.
Wanneer opgenomen gegevens onjuist blijken te zijn, dan zullen deze worden gecorrigeerd op basis van een afgegeven digitale verklaring van Kandidaat, tenzij wettelijke voorschriften anders vereisen.

2.
Verwijdering blijft achterwege voor zover bewaring op grond van wettelijke voorschrift vereist is.

Artikel 6. Bewaartermijn

1.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard- in een vorm waarin kandidaat herkenbaar is- dan noodzakelijk is voor de verwerking ervan voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

2.
De bewaartermijn eindigt na twee jaar na het laatste contact met Kandidaat, tenzij anders wordt bepaald. De (Arbo)gegevens die vallen onder de wettelijke bewaarplicht, blijven 10 jaar bewaard.

Artikel 7. Klachten

Indien Kandidaat van mening is dat bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, dient hij zich te wenden tot Hoogstede Coaching en Re-integratie.