Algemene begripsbepalingen

In dit privacyreglement wordt gesproken over Hoogstede Coaching en Re-integratie, Opdrachtgever, Kandidaat en Derde(n). Ook worden termen gedefinieerd die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming die per 25 mei 2018 is ingegaan.

Hoogstede Coaching en Re-integratie is een eenmanszaak. Marion Hoogstede is eigenaar en een CMI- en NOLOC-gecertificeerd en geregistreerd loopbaanprofessional. Zij voert werkzaamheden uit voor en levert diensten aan opdrachtgevers. Dit kan het UWV zijn of bijvoorbeeld de gemeente of een werkgever. Als gevolg van deze diensten verwerkt zij (al dan niet verplicht) persoonsgegevens. Zij is Verwerker wanneer er sprake is van een ander bureau als opdrachtgever; zij is Verwerkingsverantwoordelijke wanneer hiervan geen sprake is.

Opdrachtgever: de organisatie of persoon die aan Hoogstede Coaching en Re-integratie de opdracht verstrekt werkzaamheden te verrichten en/of diensten te verlenen. Deze organisatie of persoon is verantwoordelijk voor de betaling van deze overeengekomen en/of geleverde werkzaamheden en diensten.

Kandidaat: de persoon die gecoacht en begeleid gaat worden, hetzij in een loopbaanadvies- of re-integratietraject hetzij in een coaching- of outplacementtraject. Het is tevens de natuurlijke persoon waarvan de persoonsgegevens verwerkt worden in het kader van de uitvoering van de AVG (artikel 4 sub 1 AVG);

Opdrachtgever en Kandidaat kunnen dezelfde persoon zijn.

Derde(n): een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de Kandidaat, noch de Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de Verwerkingsverantwoordelijke of de Verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken (artikel 4 sub 10 AVG);

Voorbeelden: psychologen, testbureaus en potentiële werkgevers (die bijvoorbeeld een werkervaringsplaats of tijdelijk werk aanbieden), waaronder ook uitzendbureaus, connecties van Hoogstede Coaching en Re-integratie die de kansen op werkbemiddeling kunnen vergroten. Zij zijn sub-verwerker: iedere niet-ondergeschikte derde partij die door Verwerker is ingeschakeld bij de verwerking van persoonsgegevens; dit gaat niet om personeel.

Verwerken: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval wordt verstaan: het opvragen, verzamelen, lezen, ordenen, registreren, documenteren, rapporteren, raadplegen, interpreteren, bijwerken, wijzigen, bewaren, gebruiken, doorzenden, verspreiden, versturen; verstrekken, bekend maken, ter beschikking stellen, met elkaar in verband brengen, uitwissen, afschermen en vernietigen van persoonsgegevens.

Voorbeeld: het in overleg met Kandidaat doorzenden en het ter beschikking stellen van het cv naar een P&O functionaris.

Gegevens van de Kandidaat: alle persoonsgegevens die Verwerker ontvangt van of verwerkt voor Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de AVG.

Hoogstede Coaching en Re-integratie verwerkt de gegevens die haar opdrachtgever bij aanvang van en tijdens het loopbaanadvies-, re-integratie-, coaching-, of outplacementtraject verstrekt. Dit zijn gegevens als naam, adres inclusief postcode en woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, burgerlijke staat, nationaliteit, werkervaring, opleiding, certificaten en diploma’s, kwaliteiten en leerdoelen, interesses en mogelijkheden op de arbeidsmarkt, gegevens over een eventuele uitkering, de eventuele eerste ziektedag. Ook betreft het beschrijvingen van situaties waar Hoogstede Coaching en Re-integratie rekening mee moet houden om een goed verloop van het loopbaanadvies, re-integratie-, coaching- en outplacementtraject en goede bemiddeling naar ander en passend werk mogelijk te maken (in het kader van BW 7 artikel 658a lid 5). Deze gegevens worden niet verstrekt aan anderen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeengekomen diensten of als Hoogstede Coaching en Re-integratie daartoe wettelijke verplicht is.

Bijzondere gegevens: de gegevens over de belasting en belastbaarheid van Kandidaat zoals deze staan vermeld in de Functionele Mogelijkheden Lijst (FML) of de Lijst Arbeidsmogelijkheden en Beperkingen(LAB) die door de bedrijfsarts wordt vastgesteld, zullen indien noodzakelijk voor re-integratie, begeleiding en bemiddeling worden geregistreerd. Ook het Arbeidsdeskundige rapport -dat meestal wordt aangereikt door de Kandidaat zelf- valt hieronder, evenals testen die door een psycholoog zijn afgenomen. Ook kan informatie m.b.t. gewichtige of dringende redenen worden geregistreerd. Deze gegevens worden nooit doorgestuurd aan anderen tenzij de verstrekking volgt uit een wettelijk voorschrift. Hoogstede Coaching en Re-integratie zet deze gegevens om in randvoorwaarden en werkwaarden om samen met Kandidaat (en werkgever) tot een beter passende werkplek te komen.

Gegevens van Opdrachtgever: alle gegevens die nodig zijn voor een onderbouwde facturering en voor latere verantwoording aan de Belastingdienst. Deze gegevens worden apart van kandidatendossiers bewaard. Deze gegevens worden niet verstrekt aan anderen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeengekomen diensten of als Hoogstede Coaching en Re-integratie daartoe wettelijke verplicht is.

AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze verordening is per 25 mei 2018 van toepassing en vervangt per die datum de tot dan in Nederland geldende Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). In dit kader houdt Hoogstede Coaching en Re-integratie een register bij waarin staat vermeld van welke doelgroepen zij gegevens verwerkt, de soort gegevens, met welke reden deze worden verwerkt, voor hoe lang en op welke wijze de beveiliging is geregeld.

Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens, wet van 6 juli 2000, houdende regels inzake de bescherming van persoonsgegevens. Deze is komen te vervallen met in gang van 25 mei 2018.

AP: Autoriteit Persoonsgegevens, ook wel College Bescherming Persoonsgegevens genoemd, de toezichthoudende autoriteit voor de naleving van de privacyregelgeving in Nederland.

Beveiligingsincident: dit is een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens (artikel 4 sub 12 AVG). Indien de Kandidaat en/of Opdrachtgever een beveiligingsincident vermoedt, dient deze direct contact op te nemen met de eigenaar van Hoogstede Coaching en Re-integratie.

EER: Europese Economische Ruimte, bestaande uit alle landen van de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland.

In dit reglement is de mannelijke vorm gebruikt; voor hij/hem kan ook zij/haar of een gender neutrale vorm gelezen worden.

Procesgang en Rapportages

Hoogstede Coaching en Re-integratie ontvangt gegevens van Opdrachtgever en/of Kandidaat voor het uitvoeren van een opdracht. Op basis van een intakegesprek maakt Hoogstede Coaching en Re-integratie in goed overleg met de Kandidaat een plan van aanpak. Dit plan is de basis voor het loopbaanadvies-, re-integratie-, coaching- of outplacementtraject. Het verloop en het resultaat van het traject wordt na elk voortgangscontact aangevuld met eventuele nieuwe ontwikkelingen rondom de situatie van Kandidaat. Dit zijn de zogeheten voortgangsrapportages. Kandidaat levert daar zelf ook informatie voor aan, bijvoorbeeld voortvloeiend uit de door hem uitgevoerde acties en opdrachten. Al deze gegevens worden opgeslagen in een persoonlijk digitaal dossier; ook mails en correspondentie aangaande de cliënt vallen hieronder. Er is geen sprake van een database.

Indien sprake is van een andere Opdrachtgever dan Kandidaat: aan het eind van elke fase wordt in grote lijnen (op procesniveau) aan Opdrachtgever gerapporteerd welke stappen zijn gezet en wat de resultaten hiervan zijn. Dit gebeurt pas nadat Kandidaat zich akkoord heeft verklaard met de inhoud van de rapportage. Daarnaast geldt: is Kandidaat het niet eens met (passages in) de rapportage dan wordt getracht tot een tekst te komen waar overeenstemming over bestaat. Is dit echter niet mogelijk dan worden de opmerkingen van Kandidaat als kanttekeningen meegenomen in de uiteindelijke rapportage. 

Waarom is gegevensverwerking nodig?

De gegevens- en informatieverwerking is nodig om verantwoording af te kunnen leggen aan  Opdrachtgever. Dossiervorming is een verplichting van zowel Kandidaat als Opdrachtgever (als werkgever) in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter. Daarnaast dient het als een voortgangsbewaking van de kwaliteit van het traject en het bevorderen van een heldere communicatie met Kandidaat, Opdrachtgever, en indien relevant met Bedrijfsarts, Arbeidsdeskundige of Casemanager. Deze gegevens zijn ook nodig om goed in te kunnen inschatten of een potentiële werkgever of functie geschikt is voor Kandidaat.

Dit alles met als hoofddoel Kandidaat te kunnen (her-)plaatsen in een duurzame (beter) passende (nieuwe) werksituatie. Dit kan ook zijn een overeenkomst van opdracht voor de duur van minimaal drie maanden of een werkervaringsplaats/stageplaats/proefplaatsing die als opstap geldt voor het vinden van duurzaam passend werk.

Daarnaast vindt er ten behoeve van facturering opslag van urenverantwoording plaats, deze is losgekoppeld van het persoonsdossier.

Looptijd en inwerkingtreding

Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van toepassing gedurende het gehele traject en gedurende de looptijd van de registratie van het traject.

De basis van dit reglement is in werking getreden met ingang van 1 januari 2017; aanvullingen in het kader van de AVG hebben plaatsgevonden op 25 mei 2018.

Artikel 1. Toepasselijkheid van deze voorwaarden

1.
Dit reglement is van toepassing op iedere aanbieding of offerte van en overeenkomst met Hoogstede Coaching en Re-integratie.
De toepasselijkheid van andere voorwaarden van de Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.
Persoonsgegevens en bijzondere gegevens worden verwerkt als er sprake is van een overeenkomst met een opdrachtgever die een wettelijke inspanningsverplichting tot re-integratie van zijn werknemer heeft, of als er een overeenkomst aangaande een loopbaanadviestraject, coaching-, of outplacementtraject  aan ten grondslag ligt.

3.
Opdrachtgever en Kandidaat verklaren bij het schriftelijk verlenen van een opdracht akkoord te zijn gegaan met dit reglement.

4.
Indien één of meerdere bepalingen in dit reglement op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd mochten worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Hoogstede Coaching en Re-integratie en Opdrachtgever zullen alsdan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel als mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepalingen in acht worden genomen.

5.
Indien onduidelijkheid bestaat omtrent de uitleg van één of meerdere bepalingen van dit reglement, dient de uitleg plaats te vinden ‘naar de geest’ van deze bepalingen. Indien zich tussen partijen een situatie voordoet die niet in dit reglement geregeld is, dient deze situatie te worden beoordeeld ‘naar de geest’ van dit reglement.

Artikel 2. Verantwoordelijkheid

1.
Het is de verantwoordelijkheid van Hoogstede Coaching en Re-integratie om er zorg voor te dragen dat er voorzieningen zijn ter bevordering van de

  • volledigheid
  • juistheid
  • veiligheid
  • onaantastbaarheid

van de opslag van gegevens.

In dit kader heeft Hoogstede Coaching en Re-integratie maatregelen getroffen m.b.t. clean desk policy, inbraakpreventie, systeembeveiliging, versleuteling van hardware. Mails blijven niet langer dan nodig in de mailbox staan; het gebruik van gegevens wordt beperkt tot wat nodig is voor de uitvoering van de taken (doelbinding). Mails die onjuist geadresseerd zijn en niet bestemd zijn voor Hoogstede Coaching en Re-integratie worden vernietigd; dit wordt andersom ook verwacht van Opdrachtgever, Kandidaat en Derde(n). Het opslaan en verwerken van gegevens zal uitsluitend gebeuren binnen de EER. Inzake het werken voor andere bureaus als Opdrachtgever zijn door Hoogstede Coaching en Re-integratie verwerkersovereenkomsten en geheimhoudingsverklaringen getekend.

2.
Er vindt geen koppeling plaats met andere persoonsregistratiesystemen.

3.
Hoogstede Coaching en Re-integratie draagt er zorg voor dat slechts Opdrachtgever en Kandidaat toegang hebben tot de persoonsgegevens die in het bezit zijn van Hoogstede Coaching en Re-integratie. Met een vooraf gegeven schriftelijke toestemming van Kandidaat is het mogelijk zijn persoonsgegevens door te zenden naar Opdrachtgever en Derde(n). Dit omwille van een goed verloop van het traject.Hoogstede Coaching en Re-integratie krijgt hiermee toestemming om het cv van Kandidaat ten behoeve van het sollicitatieproces aan Derde(n) ter beschikking te stellen. Een voorbeeld daarvan is het benaderen van een uitzendbureau of de connecties van Hoogstede Coaching en Re-integratie ter bevordering van het positief verloop van het re-integratie-, outplacement-, of coachingstraject.

4.
De verstrekking van bijzondere gegevens aan Derden is niet toegestaan.

5.
Hoogstede Coaching en Re-integratie kan vrijblijvend Opdrachtgever adviseren Derde(n) in te schakelen wanneer het traject hierom vraagt. Het is aan Opdrachtgever of hij dit advies opvolgt.

Artikel 3. Recht van inzage en correctierecht Kandidaat

1.
Kandidaat heeft het recht om zijn geregistreerde gegevens en dossier in te zien.

2.
Indien Kandidaat een wijziging wenst van zijn gegevens in de registratie, dan wordt dit verzoek digitaal aan Hoogstede Coaching en Re-integratie doorgegeven en zal hieraan -bij geen bijzonderheden- uitvoering worden gegeven.

3.
Zonder daarmee in gebreke te komen, kan Hoogstede Coaching en Re-integratie een verzoek tot wijziging van de gegevens weigeren, indien dit in kwalitatief en/of kwantitatief opzicht gevolg zou kunnen hebben bijvoorbeeld voor de in dat kader te verrichten werkzaamheden of te leveren diensten. Een weigering is altijd met redenen omkleed; de Kandidaat ontvangt bericht binnen vier weken. Gezocht wordt naar een oplossing die voor beide kanten acceptabel is.

Artikel 4. Recht van inzage Opdrachtgever

1.
Opdrachtgever heeft alleen het recht op inzage van het procesdossier van Kandidaat. In het procesdossier staan de stappen die gezet zijn en de resultaten die deze stappen opgeleverd hebben, zoals bijvoorbeeld de zoekrichting op de arbeidsmarkt en netwerk- en sollicitatieresultaten.

2.
Rapportages worden, voor deze aan Opdrachtgever worden voorgelegd, eerst aan Kandidaat voor akkoord voorgelegd. Mocht Kandidaat niet reageren dan wordt hij binnen twee dagen nogmaals geattendeerd. Mocht opnieuw een reactie uitblijven dan mag Hoogstede Coaching en Re-integratie na twee dagen het rapport voorleggen aan Opdrachtgever eventueel met later nagezonden opmerkingen van Kandidaat.

Artikel 5.  Wijziging of vernietiging van gegevens

1.
Wanneer opgenomen gegevens onjuist blijken te zijn, dan zullen deze worden gecorrigeerd op basis van een afgegeven digitale verklaring van Kandidaat, tenzij wettelijke voorschriften anders vereisen.

2.
Verwijdering blijft achterwege voor zover bewaring op grond van wettelijke voorschrift vereist is.

Artikel 6. Bewaartermijn

1.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard- in een vorm waarin kandidaat herkenbaar is- dan noodzakelijk is voor de verwerking ervan voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

2.
De bewaartermijn eindigt na twee jaar, tenzij in overleg met Kandidaat anders wordt bepaald.

Artikel 7 Klachten

Indien Kandidaat van mening is dat bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, dient hij zich te wenden tot de eigenaar van Hoogstede Coaching en Re-integratie. Hierbij wordt verwezen naar de klachtenprocedure, eveneens te vinden op de website van Hoogstede Coaching en Re-integratie.

Artikel 8 Vrijwaring

Kandidaat en/of Opdrachtgever vrijwaart Hoogstede Coaching en Re-integratie voor boetes en/of dwangsommen van of namens AP en/of andere bevoegde autoriteiten die aan Hoogstede Coaching en Re-integratie worden opgelegd en/of voor schadeclaims van Kandidaat, indien deze zijn toe te rekenen aan Kandidaat en/of Opdrachtgever.